Webmail là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Webmail

1. WebMail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị. Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư.

Email hiện nay được coi là hình thức quảng cáo lâu đời và hiệu quả nhất. Ngày nay có rất nhiều ứng dụng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý email của các cá nhân và tổ chức. trong đó không thể không điểm ra những cái tên nổi bật như Outlook, Gmail, Yahoo…

2. Đặc điểm nổi bật của WebMail là gì?

Có thể nói rằng WebMail không có quá nhiều điểm khác biệt so với các dịch vụ Email khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng để sử dụng và làm việc với email. Chẳng hạn như:

• Soạn thảo email: Công cụ soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, email.
• Hộp thư nhận mail (Inbox): Quản lý tất cả các email đến ngoại trừ hộp thư rác. Hộp thư đi: Nơi danh sách thư đã được gửi.
• Hộp thư đi (Outbox): Nơi chứa danh sách các lá thư đã được gửi đi.
• Thư nháp (Draft): nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp.
• Hộp thư riêng: Cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo chủ đề riêng. Đây là tính năng giúp quản lý hệ thống email trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng thư quá lớn và bạn cần tìm lại các email cũ.
• Thư rác (Spam): Nơi các email được đánh giá là nguy hiểm hoặc không an toàn được tự động chuyển đến. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ, vì vậy để tránh mất các thư quan trọng, bạn nên kiểm tra hộp thư Spam thường xuyên.

Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý… 

Tham khảo thêm Bảng giá & Dịch vụ: Email Server cho doanh nghiệp

3. Lợi ích của việc sử dụng Webmail là gì?

Dù được xem là một trong những nền tảng quản lý mail tốt nhất hiện nay nhưng chúng ta không thể phủ nhận tốc độ chính là một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook. Và WebMail được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo. 

Dưới đây là một vài ưu điểm của WebMail mà bạn nên xem xét:

• Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay.
• Backup: là tính năng không thể thiếu của email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu.
• Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
• Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa, rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.
• Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn.

4. Nhược điểm WebMail là gì?

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm song WebMail vẫn tồn tại những hạn chế nhất định:

4.1 Dịch vụ không được bảo đảm

WebMail tuy được xem là một trong những dịch vụ quản trị mail tốt nhất hiện nay vẫn khó tránh khỏi sự cố. Khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các hoạt động email có thể sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến người sử dụng. May mắn thay, xác suất sự cố xảy ra là rất thấp nên nhiều doanh nghiệp vẫn có thể chấp nhận khuyết điểm này.

4.2 Công ty có thể mất tất cả email

Nghe có vẻ khá nguy hiểm, đặc biệt đối với đối tượng sử dụng là doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ WebMail từ những nhà cung cấp uy tín hiện nay hầu hết đều có khả năng bảo vệ dữ liệu. Dù vậy bạn cũng không nên quá chủ quan. Hãy Backup dữ liệu thường xuyên trong quá trình sử dụng WebMail nhé!

4.3 Quảng cáo

Như đã chia sẻ, WebMail là một ứng dụng trực tuyến trên nền tảng Web. Vì vậy, nó khó tránh khỏi việc xuất hiện các quảng cáo gây khó chịu cho người dùng trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung thì những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích hiển thị và ảnh hưởng quá nhiều đến thao tác sử dụng.

4.4 Thư spam

Mặc dù bạn có thể quản lý chúng trong hộp thư Spam nhưng việc gia tăng số lượng thư Spam cũng ít nhiều khiến người dùng lo lắng. Vì vậy, đối với những thư được đánh dấu Spam, bạn nên lên lịch xóa định kỳ.

4.5 Quyền riêng tư

Mặc định các nhà cung cấp WebMail có quyền truy cập vào tất cả email người dùng. Bạn có thể tham khảo chính sách bảo mật của nhà cung cấp để biết thêm thông tin. 

Tuy nhiên vì quyền riêng tư, hầu hết các dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật, ví dụ, Gmail chỉ sử dụng quyền hạn này để phân phối email quảng cáo hiệu quả hơn.

4.6 Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, địa chỉ email cũng rất quan trọng bởi nó là yếu tố giúp nhận diện thương hiệu và thể hiển sự chuyên nghiệp. Nhưng rất tiếc, WebMail chưa đáp ứng được nhu cầu này. Nhưng nếu vẫn quyết định chọn dịch vụ này, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng email theo tên miền riêng.

5. Hướng dẫn cách sử dụng Webmail để nhận và gửi mail

Người dùng có thể dễ dàng gửi và nhận mail trên dịch vụ này nếu thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Sử dụng Webmail để nhận mail

Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào WebMail theo đường dẫn có dạng yourdomain.com/webmail. Liên hệ nơi thuê hosting bạn đang dùng để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu. Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính.

Xác thực yêu cầu khi lần đầu đăng nhập WebMail

Tại đây, chọn dòng “Set as Default”, tiếp theo chọn dòng “roundcube” để vào giao diện của WebMail.

Sử dụng Webmail để gửi mail

​

Chọn Compose để bắt đầu soạn thư trong WebMail

Tương tự như trên, bạn cần truy cập vào WebMail và đăng nhập thông tin tài khoản, mật khẩu. Tại giao diện chính chọn “Compose” để bắt đầu soạn email.

Trình soạn thảo của WebMail khá giống các công cụ soạn thảo phổ biến

Một trình soạn thảo tương tự như các công cụ quản lý email khác sẽ hiện ra sau bước này. Hãy nhập đầy đủ thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút “Send” để hoàn tất quá trình gửi mail.

6. Có nên sử dụng Webmail cho doanh nghiệp?

Webmail với những ưu điểm như giao diện dễ dùng, tính tiện lợi cao và sự tối ưu về mặt tốc độ. Đặc biệt là sự tiện lợi mà nó mang lại cho dịch vụ quản lý mail. Vì thế, khi sử dụng người dùng sẽ không cần bỏ quá nhiều thời gian để làm quen.

Nhưng đã phân tích ở phần nhược điểm của Webmail, dịch vụ này chỉ phù hợp với những tổ chức và doanh nghiệp ở quy mô nhỏ có nhu cầu dùng số lượng mail ít.

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải giao dịch qua mail và sử dụng lượng mail lớn thì nên tham khảo dịch vụ Email Hosting của BẮC VIỆT.