Mail Server là gì? Giải pháp email tên miền riêng cho doanh nghiệp

Giải pháp email tên miền riêng cho doanh nghiệp

Mail Server là gì?

Email Server là hệ thống máy chủ được thực hiện cấu hình riêng theo tên miền của một doanh nghiệp sử dụng để gửi và nhận thư dạng điện tử. Bên cạnh khả năng sắp xếp và lưu trữ các Email trên Internet, Mail Server là một trong những giao thức cực kỳ chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, và quản lý và truyền thông nội bộ, hay những giao dịch thương mại… Không chỉ có thao tác cùng tốc độ ổn định và nhanh chóng, Mail Server còn đảm bảo được sự an toàn và khả năng khôi phục dữ liệu cao nhất.

Mail Server cơ bản vẫn chính là Cloud Server (Server điện toán đám mây) hay Dedicated Server (Server riêng lẻ) được cấu hình để có thể nhận và gửi thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ những thông số tương tự như Server bình thường như: CPU, RAM, Storage,… Bên cạnh đó, nó còn có những thông số khác có liên quan đến Email như số lượng tài khoản về Email, Mail list, hay Email fowarder,…

Nguyên lý hoạt động của Mail Server là gì?

Để có thể hoạt động mượt mà và ổn định, Mail Server sẽ dựa trên 2 giao thức dưới đây:

Outgoing Mail Server

Outgoing Mail Server hay còn được gọi là Mail Server gửi đi để sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là một giao thức dịch chuyển mail một cách đơn giản được sử dụng để liên lạc với những server từ xa. Đồng thời cho pháp được gửi nhiều lá thư cùng một lúc đến những server khác nhau.

Incoming Mail Server

Giao thức này còn được biết đến bởi 2 hình thức:

• IMAP (Internet Message Access Protocol): Chính là hình thức khá phức tạp hơn và cho phép nhiều client kết nối cùng một lúc đến một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ tạo nên được sao chép tới máy client với bản gốc của email vẫn sẽ được lưu trữ tại Mail Server.
• POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): Chuyển email tới lưu lại tại máy tính có chứa Mail Client, thường là một bộ máy tính của người sử dụng thông qua một ứng dụng email như: Mac Mail, Outlook, Windows Mail…

Phân loại Mail Server phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có 2 loại Mail Server được đông đảo người dùng lựa chọn bao gồm: Mail Server Microsoft – Google và Mail Server độc lập.

Mail Server Microsoft và Google

Microsoft và Google là 2 cái tên đang được xem như đại diện cho dịch vụ Mail Server. Là những ông lớn trên thị trường, Email Server tại đây được phát triển với quy mô lớn kèm hệ thống bảo mật cao cấp và vô cùng chặt chẽ.

Mail Server Microsoft – Google thường có giá thành khá cao, bởi khi trải nghiệm Mail Server tại đây người dùng có thể dễ dàng quản lý dữ liệu của mình. Đồng thời, chúng cũng được tích hợp loạt tiện ích ưu việt khác. Thí dụ như: G Suite (Google), Email 365 (Microsoft),…

Mail Server độc lập

Mail Server độc lập là tên gọi của hệ thống Email Server được cấu hình riêng cho những tổ chức hay ISP phải xử lý lượng thư khổng lồ, bắt buộc phải kiểm soát và đảm bảo linh hoạt hơn so với các dịch vụ thư khác.

Mail Server độc lập được trang bị các tính năng cần thiết cho việc gia tăng hiệu suất và kiểm soát ở những hoạt động có quy mô lớn như:

• Đồng bộ hóa Outlook.
• Quản lý từ xa.
• Webmail và quản trị website nâng cao hơn.
• Kết nối cơ sở dữ liệu.

Những tính năng nổi bật của Mail Server là gì?

Mail Server đem đến cho người sử dụng cá nhân và doanh nghiệp với các tính năng nổi bật như:

• Hạn chế một cách tối đa những thư chứa virus hoặc spam
• Cho phép người sử dụng khi gửi email hoặc nhận mail có thể thông qua trực tiếp Internet với những tên miền cụ thể của doanh nghiệp và tổ chức
• Đảm bảo sự bảo mật tối đa thông tin nội bộ một cách chặt chẽ nhất
• Quản lý toàn bộ nội dung của mail ở tất cả những thành viên thuộc hệ thống
• Dễ dàng tùy chỉnh dung lượng tối đa cho người dùng riêng biệt ở Mail Server
• Thiết lập được những chức năng sao lưu dữ liệu một cách tự động. Đảm bảo mọi thông tin cần thiết luôn được tồn tại.

Lý do nên sử dụng Mail Server 

Bởi tình trạng spam mail, email được gửi kèm những phần mềm vô cùng độc hại sẽ làm ảnh hưởng nhiều đến tình hình an ninh mạng ở Việt Nam. Vì vậy, việc bảo mật cũng như an toàn luôn là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp muốn quan tâm. Và điều đó đã khiến cho Mail Server được đánh giá rất cao hơn so với những loại máy chủ mail khác.

• Tốc độ, bảo mật cao, kèm với nhiều tiện ích
• Email tên miền riêng của công ty thể hiện được sự chuyên nghiệp ở hoạt động
• Kiểm tra mail mọi lúc, mọi nơi: Ở văn phòng (thông qua phần mềm sử dụng để duyệt mail) ở bất kỳ nơi nào (khi đi công tác), trên tất cả những loại hình duyệt mail (Outlook..)
• Ngăn chặn virus và spam cực kỳ hiệu quả
• Có thể tùy biến những thông số và chứng năng của từng người dùng
• Tính bảo mật cao hơn nhờ được trang bị một giao thức SSL
• Có không gian lưu trữ riêng biệt nhất, bất khả xâm phạm.
• Hỗ trợ tính năng Fowarder Email để có thể cài đặt Email Offiline
• Sử dụng một IP riêng nên sẽ chống lại được một việc vô cớ bị vào danh sách đen.

Những thuật ngữ thường gặp trong Mail Server

Có rất nhiều thuật ngữ đi kèm cùng với Mail Server. Sau đây chúng tôi sẽ điểm qua một vài khái niệm của các thuật ngữ thường gặp như: TLS Mail Server, Webmail, Local Queue, Email Authentication, SASL Mail Server, SMTP-IN Queue, Local Mailboxes, Mail Exchanger Record (MX).

TLS Mail Server

TLS (Transport Layer Security) là một dạng bảo mật tầng truyền tải. TLS hoạt động cùng với tầng ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer). Với mục đích chính ở đây là cung cấp phương thức vận chuyển những mã hóa dành cho đăng nhập được chứng nhận bởi SASL.

Webmail

Webmail là Email chạy trên trình duyệt web, một vài Webmail mà những bạn có thường thấy như: Gmail, Hotmail, Yahoo mail. Webmail cho phép người sử dụng truy cập vào Email bất cứ lúc nào.

Local Queue

Sau khi đã tiếp nhận được thông tin thư từ, hệ thống sẽ tự động điều phối cũng như phân loại và xếp thư từ theo thứ tự ngay ngắn thẳng lối trước khi tiến hành chuyển vào hộp thư của người nhận. Việc xếp hàng những bức thư ở đây chính là Local Queue.

Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho toàn bộ hệ thống Email Server, trước khi thư gửi đến người sử dụng, Remote Queue và Local Queue sẽ tiến hành quét virus. Sau đó sẽ kiểm tra Spam để có thể chắc chắn về chất lượng thư đã gửi đi. Tránh những trường hợp mail Server bị các danh sách đen liệt vào danh sách IP Spam.

Email Authentication

Email Authentication là tính năng sử dụng xác nhận danh tính của những người dùng khi truy cập vào hộp thư email. Tính năng này sẽ giúp cho bạn có thể bảo mật thông tin thư từ của chính bản thân mình. Nói một cách khác Email Authentication là một dạng email dự phòng. Khi quên đi mật khẩu của mail server, bạn có thể dùng email này để giúp bạn có thể lấy lại được mật khẩu của mail server, bạn có thể dùng email này để giúp bạn nhanh chóng lấy lại được mật khẩu.

SASL Mail Server

SASL (Simple Authentication and Security Layer) chính là một lớp xác thực và bảo mật một cách đơn giản. Để có thể xác thực được người dùng, SASL thực hiện công tác xác thực, sau đó TLS sẽ cung cấp vận chuyển mã hóa dạng dữ liệu để xác thực.

SMTP-IN Queue

Trước khi thực hiện phân tán thư đến những Remote Queue hoặc Local queue, giao thức SMTP sẽ thực hiện thao tác để sao lưu tất cả thư điện tử gửi đi từ email server của một doanh nghiệp tại SMTP-IN Queue. Nói theo một cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ mọi thông tin thư từ trước khi gửi đi.

Local Mailboxes

Local Mailboxes chính là hộp thư của những account có đăng ký dạng tài khoản mail server của một công ty.

Mail Exchanger Record (MX)

Mail Exchanger Record có nhiệm vụ là để chỉ đường cho email đi đến một mail server của bạn. Mail Exchanger Record thường sẽ đi kèm với một A Record sẽ trỏ về một địa chỉ IP của mail server. Một thông số Pref có giá trị số để chỉ ra một mức độ ưu tiên của những mail server. Giá trị Pref càng nhỏ thì sẽ có mức độ ưu tiên càng cao.

Nên đăng ký Mail Server ở đâu?

Với mong muốn mang đến cho người dùng những trải nghiệm chất lượng về Mail Server, các nhà cung cấp dịch vụ luôn không ngừng phát triển nâng cấp hệ thống, đảm bảo quá trình gửi và nhận thư luôn được ổn định.

Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là yếu tố quan trọng hàng đầu cho những doanh nghiệp có ý định sử dụng Email Server. Theo đó, bạn nên ưu tiên chọn những nhà cung cấp có nhiều kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực Hosting, VPS, Server,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp được hưởng những lợi ích về mặt hỗ trợ kỹ thuật và tính năng nổi bật từ Email Server.

Mail Server - Giải pháp thông minh khi nhu cầu sử dụng Mail lớn

Email Hosting – Giải pháp Email hiệu quả cho doanh nghiệp: Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng mail số lượng lớn thì Email Hosting của BẮC VIỆT chính là một trong những lựa chọn không thể bỏ qua. Đây là dịch vụ dành cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu dùng email tên miền riêng nhằm gia tăng tính bảo mật, nâng cao uy tín và chuyên nghiệp.

Tham khảo thêm Bảng giá & Dịch vụ: Email Server cho doanh nghiệp

Đặc biệt, khi sử dụng dịch vụ tại đây bạn sẽ được hỗ trợ tư vấn cấu hình kèm kỹ thuật từ đội ngũ nhân viên một cách tận tình và chuyên nghiệp nhất.